Executive Assistant to CEO (all genders)

Über Thorit

Thorit ist einer der führenden HubSpot Partner in Europa und eine führende Unternehmens- und Technologieberatung im DACH-Raum. Wir verbinden strategische Beratung mit konkreter IT-Implementierung, von der CRM-Architektur bis zur vollständig automatisierten Go-to-Market-Infrastruktur mit KI und agentischen Systemen. Unsere Kunden sind Enterprise-B2B-Unternehmen, die nicht nur eine Plattform einführen wollen, sondern ein echtes Wachstumssystem. Unser Team sitzt in Böblingen, unsere Kunden in der DACH-Region und darüber hinaus.

Deine Rolle

Als Executive Assistant to CEO bist du die rechte Hand unseres CEO David Schuh und gewinnst ihm jede Woche 8+ Stunden Kapazität zurück. Du übernimmst Kalender, Inbox-Triage und das wiederkehrende Finance- und Operations-Handwerk, das heute zwischen Kundengesprächen, Strategie und Leadership liegt und dort Zeit kostet, die woanders gebraucht wird.

Wir besetzen diese Rolle, weil der CEO heute Kalender, Inbox, Spesen, Lieferantenkoordination und ad-hoc Finance-Themen selbst bewegt, und weil es kein zweites Augenpaar auf Finance-Hygiene gibt (offene Forderungen, Lieferantenrechnungen, Spesenabgleich). Du wirst zum vertrauten Gatekeeper für CEO-Zeit und zur verlässlichen zweiten Hand auf Finance Operations, eng abgestimmt mit unserem COO und der Buchhaltung in Teilzeit.

Deine Aufgaben

• Calendar Ownership. Du übernimmst innerhalb von 30 Tagen die volle Verantwortung für den CEO-Kalender. Jede Anfrage wird von dir angenommen, abgelehnt oder verschoben, nicht mehr vom CEO.

• Inbox Triage. Du etablierst einen täglichen Inbox-Prozess: bis 09:00 jeden Werktag steht der CEO-Posteingang bei null, mit kategorisierten Follow-ups und Drafts, wo nur eine Freigabe fehlt.

• Finance Hygiene. Du verantwortest wöchentliche AR-Follow-ups auf Forderungen über 30 Tage, monatlichen Spesenabgleich und das Routing der Lieferantenrechnungen zur Freigabe.

• Time Reclaim. Du gewinnst dem CEO mindestens 8 Stunden pro Woche zurück, gemessen über CEO-Time-Tracking nach 3 und 6 Monaten.

• Single Source of Truth. Du pflegst CEO-Commitments in HubSpot und Confluence so, dass keine Deadline und keine Vorstellung verloren geht.

• Leadership Offsites und Steuerungs-Meetings. Du koordinierst quartalsweise Leadership-Offsites und 4+ Kunden- oder Board-Meetings end-to-end: Logistik, Agenda, Vorbereitung, Follow-ups.

• Travel und Events. Du verantwortest Reise- und Event-Koordination (2 bis 4 Trips pro Quartal) inklusive Buchung, Spesen und Briefing-Pack.

Was wir bieten

• Attraktive Vergütung mit transparentem Gehaltsband und strukturiertem Bonusmodell, gekoppelt an Delivery-Outcomes und Kundenzufriedenheit.

• Betriebliche Altersvorsorge mit der Allianz, gestaffelter Arbeitgeberbeitrag von 50 bis 290€ pro Monat.

• Lunch-Zuschuss (Lunchit) mit 5€ pro Arbeitstag, bis 100€ pro Monat.

• Business Bike Leasing und Urban Sports Club mit Zugang zu 8.000+ Locations in Europa.

• Blinkist Business (4.500+ Buch-Zusammenfassungen) und Babbel (3 Monate) für kontinuierliches Lernen.

• Remote Work Program, bis zu 4 Wochen pro Jahr aus der EU, mit 500€ Setup-Zuschuss.

• Spaces Mitgliedschaft für flexibles Arbeiten an verschiedenen Orten, plus unser Office am Böblinger Flugfeld.

• Moderner Stack: HubSpot, Jira, Confluence, Claude AI, und die Freiheit, deine Arbeitsweise selbst zu gestalten.

• Direkter Zugang zur Geschäftsführung, flache Hierarchien, sichtbarer Impact auf die Firma.

• Corporate Benefits bei 800+ Marken.

So bewirbst du dich

Schick uns deine Bewerbung über unsere Karriereseite. Kein langes Anschreiben nötig. Was wir sehen wollen: dein CV plus ein konkretes Beispiel eines Senior Executive Zeit-Reclaims, den du als EA end-to-end verantwortet hast.

Dein Profil

• 5+ Jahre Erfahrung als Executive Assistant zu einer C-Level Person, nicht primär als Team Assistant. Du hast einen Senior Principal persönlich begleitet und kannst konkret beschreiben, was du ihm oder ihr abgenommen hast.

• Souverän im Calendar-Management: Du verstehst Time-Blocking, Meeting-Hygiene (Dauer, Puffer) und das saubere Nein im Namen anderer.

• Inbox- und Communication-Triage als gelebte Methode: Du reduzierst 100+ Mails pro Tag auf 5 bis 10, die der Principal wirklich selbst beantworten muss, und draftest in seiner Stimme.

• Solide Finance-Operations-Literacy: Rechnungen lesen, POs matchen, AR mit deutschen Kunden und Lieferanten chasen, sicher in DATEV, Personio und Bankportalen unterwegs.

• Diskretion mit Track Record: Du hast C-Level-, Gehalts- und Personal-sensible Themen ohne Leakage gehalten und wirst dies auch hier tun.

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, verhandlungssicheres Englisch. Du schreibst professionelle deutsche Korrespondenz an Kunden, Lieferanten und Behörden ohne Korrekturschleife.

• Verfügbarkeit für 4 Tage pro Woche vor Ort in Böblingen, an den Tagen, an denen der CEO dort ist.

Was dich außerdem auszeichnet

• Du siehst, was gebraucht wird, bevor jemand fragt. Du erkennst die Diary-Kollision, das vergessene Geburtstagsthema, die fehlende Vorbereitung, und meldest früh nach oben.

• Du bleibst ruhig, wenn drei Sachen in derselben Stunde brechen. Du triagierst, kommunizierst, fixt.

• Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive) und HubSpot CRM sind dir vertraut. Confluence und DATEV-Personio-Schnittstellen lernst du schnell dazu.

• Du siehst diese Rolle als das, was sie ist: senior, sichtbar, vertrauensbasiert. Nicht als Sprungbrett ins Projektmanagement oder HR.

• Du arbeitest gern eng mit COO und Buchhaltung zusammen, statt um sie herum.